Avdelningsadministratör - Stockholm, Sverige - JobMetz

Beskrivning

Avdelningsadministratör

Svenska kraftnät är den myndighet som ansvarar för att elöverföringssystemet är säkert, miljöanpassat och kostnadseffektivt – i dag och i framtiden. Svenska kraftnät är en myndighet som drivs i form av ett statligt affärsverk. Svenska kraftnät har drygt 900 medarbetare, de flesta arbetar på huvudkontoret i Sundbyberg, har även kontor i Sundsvall och Sollefteå.

Bakgrund

Division Nät på Svenska kraftnät expanderar sin verksamhet, vi rekryterar personal och bygger fler stationer och ledningar än någonsin förut. Vi behöver avlasta våra chefer så att de klarar av denna utmaning. Därför vill vi rekrytera ett administrativt stöd till dem, som kan vara deras högra hand och underlätta deras vardag. Här finns många möjligheter att få en ett varierat och utvecklande uppdrag om du är driven, social, serviceminded och noggrann.

Uppdragsbeskrivning

Uppdraget omfattar att vara administratör/-assistent åt ett antal enhetschefer. Rollen kommer att delas mellan flera olika enheter och avdelningar.

Avdelningsadministratören behöver självständigt och med stort eget ansvar tillsammans med avdelning- och enhetschefer arbeta för att avlasta cheferna i sitt dagliga arbete genom att planera och utföra administrativa uppgifter.

Uppdraget avser att utföras av en resurskonsult (en tjänst som utförs av en Konsult i syfte att ge förstärkning till Svenska kraftnät i det löpande arbete som utförs av Svenska kraftnät. Utförandet av dessa tjänster leds och styrs av Svenska kraftnät)

Arbetsuppgifter

I arbetsuppgifterna ingår bland annat att avlasta enhetschefer i administrativa göromål, såsom:

• Dokumentation, uppföljning och rapportering av enheternas verksamhet
  
• Fakturahantering
• Mötes- och konferensbokningar
• Protokollskrivning
• Planering av möten och workshops
• Samordning mellan enheter och avdelningar
• Utöver detta kan administratören i samråd med chef få större uppgifter att driva självständigt. Här finns en utvecklingsmöjlighet i rollen.

Processen för upprättande av SUA-avtal och genomförande av registerkontroll beräknas ta ca 10 till 12 veckor från tilldelning av uppdrag, men kan både ta längre och kortare tid. Konsultens uppdrag kan inte påbörjas innan denna process har genomförts och klartecken har givits.

Placering

Svenska kraftnäts kontor i Sundbyberg.

Konsulten kan erbjudas att cirka 1-2 dagar arbeta från eget kontor, under förutsättning att inställelsetiden till Svenska kraftnäts kontor är max 2 timmar under arbetstid, vardagar. Detta beslutas i samråd med beställaren.

Skallkrav

• Eftergymnasial utbildning inom till exempel ekonomi, HR eller administration alternativt motsvarande arbetslivserfarenhet.
  

Kompetens och Erfarenhet:

• Minst 3 års dokumenterad erfarenhet av att ha självständigt arbetat med administrativa arbetsuppgifter, liknande de som anges i nämnda arbetsbeskrivning.
  
• Minst 3 års arbetslivserfarenhet av att arbeta med MS Office program som Excel, Word , Powerpoint och Outlook.
• Minst 1 års erfarenhet av att arbeta i UBW/Agresso.
• Minst 1 års arbetslivserfarenhet av att dokumentera styrgruppsmöten eller liknande beslutande verksamhet. Redogör för referensuppdrag som styrker att kravet uppfylls.
• Behärska svenska och engelska i tal och skrift.

Börkrav

• Minst tre års erfarenhet av att arbeta med administration i offentlig verksamhet, t.ex. statlig eller kommunal, minst 1 referensuppdrag ska anges
• Minst tre års erfarenhet av att arbeta med administrativt stöd åt chefer.

Annat

• God samarbetsförmåga
  
• Hög initiativförmåga
• Flexibel och anpassningsbar efter arbetsbelastning
• Serviceminded
• Utåtriktad och tydlig i sin kommunikation
• Ödmjuk och ha lätt för att skapa förtroende
• Arbetar självständigt och målinriktat
• Fallenhet för administrativa arbetsuppgifter
• Förmåga att arbeta i grupp

Period: 16-Aug Aug-2024 (Möjlighet till förlängning 2 år)