Kontorskoordinator till konsultuppdrag i Lund - Devotum

Beskrivning

För en kunds räkning, som är ett kommunalt bostadsbolag söker vi just nu en Kontorskoordnator till ett konsultuppdrag. Uppdraget är på deltid (50%) och förväntas starta den 15 maj och pågå t.o.m. 31 januari 2025.

Om uppdraget
Befattningen är en halvtidstjänst (50%) inom HR som rapporterar till Ledningskoordinator som i sin tur rapporterar till HR chef. I rollen som Kontorskoordinator har du ha som uppdrag att bistå ledningskoordinatorn och svara för de arbetsuppgifter som anges nedan. I ditt uppdrag kommer du ha en aktiv ansats i ditt arbetsutförande och leverera med en mycket hög servicenivå med god affärsmässighet och med bolagets värdeord som grund.

Vår kund arbetar aktivitetsbaserat vilket innebär att man inte har ett eget
kontorsrum utan har möjlighet att välja sin arbetsplats utifrån det behov man har
för dagen. Vår kund har ett nybyggt kontor som blev klart 2022 och som är byggt och
helt anpassat till att vara en aktivitetsbaserad arbetsplats.

Arbetsuppgifterna för tjänsten genomförs på plats på arbetsplatsen. Förutom att
innehållet i arbetsuppgifterna kräver närvaro på plats så ser vi vår kund vikten av att
träffas och att dela vardagen i arbetet på den aktivitetsbaserade arbetsplatsen.
Det är med fördel om de 20 timmarna som tjänsten omfattar förläggs under
veckans alla dagar. Men vår kund är öppna för att ha en dialog kring schemat.

Huvudsakliga arbetsområden
I rollen som Kontorskooordinator har du ansvar för:

• Internservice, som tex. delta i planering/bokning/anmälan av möten, serva och vara behjälplig vid interna events, konferenser, studiebesök och resor
• Assistera ledningskoordinator med uppgifter vid behov som deltagande i möten, enkätutskick, inbjudningar och kallelser och bokningar i olika system
• Arbetsuppgifter inom HR-administration; uppdatering och skriva texter på intranät, hantera bokningar av massagetider för medarbetare, fotografering av nyanställda, gåvoinköp m.m. i uppdrag som tilldelas HR
• Vara kontaktperson internt och instruera kollegorna i användning av bilpoolsilar

Befattningen svarar för och medverkar i:

• Omvärldsbevakning av det egna arbetsområdet och att utveckling sker av
  såväl kompetens som arbetsuppgifterna inom rollen
• Projekt och övriga arbetsområden som tilldelats av Ledningskoordinatorn
  och HR Chef inom ramen för befattningen
• Företräder HR internt och företräder LKF i externa kontakter och
  samarbeten som utifrån befattningen rör verksamheten och bolagets
  utveckling

Profil
Formell utbildningsnivå

• Relevant eftergymnasial utbildning

Kompetens och Yrkeserfarenhet

• Minst tre års arbetslivserfarenhet med motsvarande arbetsuppgifter
• God kommunikatör och god förmåga att arbeta med relationsskapande arbetsuppgifter
• Lätt att uttrycka sig i tal och skrift (svenska och engelska)
• Goda kunskaper i Office-paketet och Teams
• Erfarenhet av olika digitala system samt möjlighet att lära sig/förstå arbete i olika digitala system
• Kunskaper i grafiska designverktyget Canva, Plandisc, Smartsign och Adobe pro är meritande
• Körkort för bil

Personliga egenskaper
Initiativtagande: Tar initiativ och ansvar, är drivande och självgående i
de olika uppdragen som ligger i befattningen. Inte rädd för att sätta ner
foten för företagets bästa.
Kreativ: Kommer ofta med idéer och nya metoder. Har ett öga för detaljer
och ser helheten i känslan på kontoret, allt ska spegla vår kunds varumärke.
Strukturerad: Planerar arbete i förväg. Organiserar och prioriterar
aktiviteter effektivt. Sätter upp, tar ansvar för- och håller deadlines.
Flexibel: Du har lätt för att prioritera om, hålla många bollar i luften
samtidigt och justera efter andras behov och hur dagen blir. Inte orolig för
förändringar Arbete kvällar/helger kan vid enstaka tillfällen förekomma.
Hållbart affärsmässig: Lyssnar, förstår och levererar efter kundens
behov och har förmåga att arbeta med ett livscykelperspektiv för att bidra
till hållbar produktion, konsumtion samt långsiktig hållbar värdeutveckling
och affärsnytta.
Ödmjuk: Är nyfiken, prestigelös och agerar med omtanke om
människor, hus och miljö. Alla människors lika värde är en självklar
utgångspunkt. Underlättar och gör livet enklare för andra. En person man
gärna vänder sig till för att få hjälp
Långsiktigt: Vill uppnå bästa resultat till rimliga kostnader. Arbetar
långsiktigt, affärsmässigt och tänker strategiskt med kundrelationer och
uppdrag. Ser framåt och agerar miljösmart
Pålitlig: Skapar tillit och trygghet. Möter andra med respekt och vinner
deras förtroende genom att vara ärlig och hålla vad man lovar.
Utvecklande: Har en vilja att utvecklas och bli bättre för egen del och
även hjälpa andra att utvecklas och bli bättre.

Övrigt:
Start: 15 maj 2024
Slut: 31 januari 2025
Omfattning: Deltid 50%
Placering: Lund

Ansökan
Låter uppdraget intressant? Skicka in din ansökan snarast då urvalsarbetet och intervjuer kommer ske löpande och tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag.

Du ansöker enkelt genom att skicka in ditt CV samt svara på några frågor. De kandidater som bäst matchar rollen kommer telefonintervjuas och sedan bli kallade till en intervju hos oss på Devotum. Nästa steg är en intervju hos vår kund. Referenstagning på slutkandidater är en del av processen.

Har du några frågor om uppdraget är du välkommen att höra av dig till Lina Widevall på