Projektledare för digitalt personalarkiv - Stockholm, Sverige - twoday - lediga kunduppdrag

Beskrivning

Bakgrund:

HR-avdelningen har behov av ett digitalt personalarkiv (mellanarkiv), vilket är en förutsättning för vidare effektivisering genom digitalisering och korrekt informationshantering. Detta för att informationshanteringen inom HR-processerna ska hanteras säkert, effektivt/återsökningsbart, och färdigt för slutarkivering. Framtida systemstödslösning planeras bli kommungemensam men i dagsläget skiljer sig processen för de olika handlingarna åt, en del är digitaliserade medan vissa fortfarande bara finns som pappersblankett.

En förstudie har genomförts och slutsatserna och rekommendationerna däri är vägledande för projektets omfattning och förväntade resultat. Bland annat kommer projektet avgränsas till 3-4 prioriterade dokumentflöden. Det innebär att projektet också ska leverera skapa förutsättningar i form av en roadmap, nya arbetssätt, organisering, kompetenshöjningar, leverantörssamverkan.

Erbjuden konsult ska:

1. Konsulten ska projektleda anskaffning och implementation av ett system för digital HR-data, t.ex. personalakter, historiska lönedata mm
2. Driva och samordna förberedande aktiviteter inom informationshantering, GDPR, processutveckling inför digitalisering mm
3. Föra dialog på strategisk, taktisk och operativ nivå med olika interna och externa intressenter
4. Säkerställa framdrift och styrning av projektet i enlighet med Botkyrka kommuns projektmodell och projektets egna direktiv och planer
5. Bereda och förankra beslut och ställningstaganden relaterade till projektets resultat
6. Leverera en långsiktig plan och beskrivning av arbetssätt för fortsatt implementation efter projektavslut
7. Genomföra överlämning till förvaltningsorganisation (PM3)

Kompetenskrav

1. Konsulten ska ha flerårig erfarenhet av att ha drivit större digitaliseringsprojekt med högt strategiskt värde för beställaren
2. Konsulten ska ha flerårig erfarenhet av upphandling enligt LOU
3. Konsulten ska ha genomfört minst 3 uppdrag inom offentlig verksamhet varav minst 1 inom en kommun under de senaste 5 åren
4. Konsulten ska ha erfarenhet av att beskriva och utveckla verksamhetsprocesser

Den erbjudna konsulten ska ha kompetens för uppdraget som motsvarar nivå 4 :

1. Kunskap – hög generalistkompetens, eller mycket hög kompetens inom området
2. Erfarenhet – har som konsult deltagit i stora uppdrag inom aktuellt område och genomfört uppdrag med mycket hög kvalitet
3. Ledning – tar huvudansvar för ledning av större grupp
4. Självständighet – mycket stor

Mervärdeskrav:

• Konsulten bör ha erfarenhet av projekt kopplat till informationshantering inom HR

Krav på tidigare erfarenhet ska styrkas av till avropssvaret bilagt CV.
Konsulten ska ha erfarenhet av tre liknande uppdrag. Detta styrks genom att ramavtalsleverantören till anbudet bifogar en beskrivning av motsvarande uppdrag.

Följande uppgifter ska framgå:
- Beskrivning av referensuppdrag
- Uppdragsgivare
- Kontaktperson hos uppdragsgivare
- Telefonnummer till kontaktperson
- E-postadress till kontaktperson
För att kontrollera att angivna uppgifter är korrekta kan referenten komma att kontaktas via e-post eller telefon. Referenten ska vara vidtalad.

Omfattning: timmar. Avropet omfattar en resurskonsult på genomsnitt 50% av en heltid mellan maj till december 2024, med sommaruppehåll.

Plats: Uppdraget utförs huvudsakligen på plats i kommunens lokaler i Tumba, men kan även ske på distans i de fall arbetsuppgifterna tillåter och detta är avstämt med beställaren.

Period: Avtalstiden är på 12 månader med möjlighet till förlängning maximalt 6 månader.
Reservation: Då uppdragets längd är svår att förutse kan Botkyrka kommun avboka uppdraget med 1 månads varsel